Finanças

Entenda o que é o setor de contas a pagar e sua importância dentro da organização

Por Cashforce • 18 de dezembro de 2020

Uma boa gestão financeira, não controla apenas os lucros dentro da organização, mas também o setor de contas a pagar. Tão importante do que saber quanto a empresa irá receber durante o mês, é quanto ela tem que pagar para manter as contas sempre em dia.

Pensando nisso, a Cashforce trouxe este conteúdo para que seja possível entender de maneira simples, como o setor de contas a pagar funciona. A sua importância vai além de apenas pagar as contas da empresa, mas manter uma boa organização para que não haja problemas futuros.

Além disso, trouxemos algumas dicas para ajudar a manter o setor sempre bem organizado. Confira!

O que é o setor de contas a pagar?

O setor de contas a pagar é uma obrigação da empresa com as prestadoras de serviço. Isso é o que garante o seu funcionamento sem ter eventuais problemas.

Por incrível que pareça, o problema mais frequente dentro das empresas em relação às contas, não é a falta de pagamento. O maior problema é a falta de organização do setor e sem um planejamento, diante disso, muitas contas acabam se perdendo e não sendo pagas.

O controle de contas deve ser uma tarefa rotineira dentro de uma organização, já que envolve uma certa quantidade de dinheiro. Caso esse controle não seja eficiente, pode levar a prejuízos e, até mesmo, problemas com a justiça.

Por meio da organização das dívidas da empresa, é possível priorizar os pagamentos mais importantes.

Qual a importância do setor de contas a pagar?

O controle de contas a pagar é essencial para manter a gestão básica dentro da empresa. Isso acaba se tornando essencial, sendo praticado de maneira correta para que não haja problemas futuros.

A empresa precisa entender que, o que ela tem para receber, deve sempre estar relacionado ao que ela gasta. Ao cruzar as informações recebidas, inclusive do setor de contas a pagar, é possível dizer que, a grosso modo, está fazendo um bom fluxo de caixa.

Com ele, fica mais fácil de projetar quanto será necessário de capital de giro para os próximos dias ou meses, auxiliando na tomada de decisão. Além disso, uma empresa com um bom fluxo de caixa, acaba sobrando dinheiro para pensar em futuros investimentos.

Para que fique melhor o entendimento, trouxemos alguns pontos que traduzem a importância do setor de contas a pagar na empresa.

Otimização de tempo

Se as contas da empresa estão sempre ordenadas e o setor financeiro já sabe o que precisa ser pago em cada data, é possível economizar uma considerável quantia de tempo. Ou seja, revirar esses documentos toda vez que precisam ser pagos mensalmente, é uma perda enorme para a organização.

Com esse controle sobre as contas da empresa, com tudo sendo ordenado por valor e data, parte dos pagamentos podem ser feitos online. Nem é preciso ir em bancos para executar os pagamentos, já que existe uma boa organização dentro da empresa.

Os processos mecânicos quando são otimizados, trazem mais vantagens para a empresa. Pois o setor investe esse tempo em outras estratégias de otimização e crescimento da organização.

Entenda o que é o setor de contas a pagar e sua importância dentro da organização

Maior conhecimento sobre o negócio

Conhecer o negócio e entender como ele funciona não é uma tarefa apenas do gestor financeiro, mas também do dono da empresa. Portanto, por meio da organização do setor de contas a pagar, é possível entender onde o dinheiro está de maneira mais eficiente.

Essa é uma etapa para saber como o dinheiro entra e é distribuído nas contas da empresa, mostrando como ela está funcionando e se é a maneira correta.

Além disso, entender como funciona esse braço do setor financeiro, faz com que o gestor fique mais atento a possíveis furos.

Mesmo o dono não estando perto dos processos, é importante que ele veja um relatório mensal do setor financeiro. Isso faz com que ele fique a par sobre a situação financeira da empresa.

Mais oportunidades de economia

Como dissemos acima, com o setor de contas a pagar organizado, é possível que o gestor conheça melhor o destino das finanças. Ou seja, com esse conhecimento, ele entende qual é o melhor momento para fazer alguma mudança para reduzir o valor das contas.

Fica mais fácil apontar os gastos que não são mais necessários, por exemplo. Trazendo outras maneiras de redução ou otimização de processos, visando uma certa economia para a empresa.

Todo empreendimento está em constante transformação, assim como o mercado onde está inserido. Portanto, é essencial adaptar os investimentos para se manter em constante evolução de forma consciente.

Boas práticas para obter uma boa gestão de contas a pagar

Não existe uma receita perfeita para gerir corretamente o setor de contas a pagar, existem boas práticas.

Sendo assim, trouxemos algumas práticas para ajudar no setor de contas a pagar da empresa.

Acompanhe as datas de vencimento

Ficar atento às datas de vencimento é fundamental para a saúde financeira de uma organização. Pagar as contas fora do prazo faz com que a empresa acabe pagando multas e juros por conta desse atraso.

Portanto, agendar os pagamentos que são considerados como despesas fixas, é a forma mais eficiente de manter esse controle sobre as datas. Se todo mês a empresa receber uma conta que será o mesmo valor, já deixe esse pagamento agendado previamente.

Essa ação pode manter o fluxo de caixa funcionando de maneira correta e que as contas não sejam esquecidas e, consequentemente, pagas em atraso.

Otimize os seus pagamentos

Sempre existe aquela conta que, quando é paga até determinada data antes do vencimento, se obtém um desconto, certo? Portanto, documente todas essas contas para que elas sejam pagas na data limite, aproveitando o desconto.

Esses descontos, por mais que sejam pequenos, são muito importantes. Eles podem dar uma folga maior para que o setor negocie um outro pagamento, ou servem para cobrir algum gasto emergencial.

Entenda o que é o setor de contas a pagar e sua importância dentro da organização

Organize suas contas e adote uma ferramenta para auxiliar nessa etapa

Pode parecer repetitivo, mas o ponto principal para ter um setor de contas a pagar de sucesso é a organização das contas. Em sua rotina, é essencial que tudo esteja organizado de maneira fácil, para que o setor funcione corretamente.

Crie o hábito de seguir uma ordem de pagamentos, eles podem ser por data, quantia, ou até mesmo fornecedor, por exemplo. Essa é uma ação extremamente importante, pois caso os pagamentos sejam feitos sem uma sequência lógica, é possível esquecer de pagar algum ou duplicar o pagamento.

Adotar uma ferramenta para ajudar nessa organização, também pode ser um passo importante para o setor.

Renegocie pagamentos atrasados

Para que a empresa esteja com o setor de contas a pagar trabalhando perfeitamente, é preciso renegociar dívidas que estejam em aberto.

Ou seja, mesmo que existam eventualidades, caso seja perdido o prazo de pagamento, entre em contato com o fornecedor para negociar uma nova data de pagamento.

O mais importante é manter o fornecedor ciente da sua situação e da sua vontade de negociar os pagamentos pendentes. Isso mostra que, por mais que tenha algumas eventualidades, a empresa está se planejando para cumprir os prazos de pagamento.

É complicado entender todo o setor financeiro, mas com a ajuda certa, é possível se organizar da melhor maneira possível para que não ocorra problemas com as contas a pagar.

Com a antecipação de recebíveis, por exemplo, é possível manter as contas da empresa em dia e obter capital de giro. Essa é uma das maneiras mais vantajosas para a empresa, pois as taxas de juros da antecipação são menores do que a de um empréstimo.

A Cashforce além de mostrar formas de melhorar o setor financeiro, é uma empresa que trabalha como um grande parceiro em diversos momentos. Usar a força do Supply Chain Finance para alavancar o seu negócio, é a nossa melhor proposta.

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