Como um negócio que lida com uma grande variedade de fornecedores e produtos, a gestão das contas a pagar pode ser especialmente complexa em supermercados.

Principalmente porque o segmento tem de lidar com as flutuações de preços e estoques, o que torna seu processo de gestão ainda mais desafiador.

No entanto, com as estratégias adequadas, é possível gerenciar efetivamente as contas a pagar em supermercados, evitando problemas como atrasos de pagamentos, juros e multas, além de garantir a saúde financeira do negócio.

Neste artigo, vamos detalhar alguns desafios e destacar soluções para uma gestão eficiente das contas a pagar em supermercados, incluindo ferramentas que podem otimizar essa tarefa. Acompanhe!

Quais os principais desafios de contas a pagar em supermercados?

Muitos problemas de contas a pagar em supermercados surgem de práticas desatualizadas, como processamento de faturas em papel e manutenção de registros manuais ou planilhas pontuais.

Essas práticas podem dificultar o controle de custos, a análise de gastos e a preservação do relacionamento com fornecedores.

Segundo pesquisa de 2021 da Ardent Partners, mais da metade dos registros realizados no setor varejista ainda são feitos e enviados manualmente.

Esses registros manuais geram erros e atrasos no processamento e desencadeiam uma série de dores de cabeça para gestores, como por exemplo:

• Atraso de pagamentos a fornecedores;
• Balanço incorreto;
• Notas duplicadas etc.

Além disso, esse tipo de registro ineficiente baseado em papel também prejudica a previsão financeira, porque priva a empresa de dados sobre padrões de gastos para usar no orçamento e no planejamento da cadeia de fornecedores.

Sendo assim, um controle lento e ineficiente de contas a pagar em supermercados, pode corroer inclusive a boa vontade do fornecedor e fazer com que:

• Reduza seus prazos de pagamento;
• Diminua seus padrões de entrega ou serviço.

Em outras palavras, afeta o relacionamento direto com fornecedores, um dos pontos mais sensíveis na gestão de um varejista.

Mas essas não são as únicas dificuldades enfrentadas na gestão de contas a pagar em supermercados. Confira abaixo outros desafios aos quais os gestores precisam se manter atentos nesse setor:

Gerenciamento de gastos diretos e indiretos

Gastar em bens e serviços não comerciais, os chamados gastos indiretos, pode ser difícil para os gestores de supermercados administrarem, principalmente se os custos indiretos relacionados às lojas forem registrados de forma descentralizada.

Como resultado, isso leva à falta de visibilidade, erros, gastos excessivos e enfraquecimento das relações com os fornecedores.

O mesmo ocorre com relação aos gastos diretos, já que as listas de produtos são vastas quando os estoques são tão grandes quanto um supermercado totalmente abastecido. Detalhes específicos dos produtos, como sabor, cor e tamanho, devem ser registrados.

Isso significa que a correspondência manual de faturas com itens é complexa e extremamente demorada.

Acompanhamento de informações de fornecedores

Os colaboradores responsáveis por contas a pagar gastam muito tempo lidando com exceções, incluindo informações incorretas, incompletas e não correspondentes nas faturas no acompanhamento dos fornecedores.

Segundo pesquisa do Aberdeen Group, até 20% das faturas contêm regularmente informações incorretas ou incompletas, o que faz com que o time de contas a pagar em supermercados precise gastar em média um quarto de seu tempo consultando fornecedores para resolver problemas e rastrear informações ausentes.

Falta de tecnologia ou adoção de sistemas ineficientes

De um modo geral, a maioria dos gestores de supermercados adicionou algum tipo de tecnologia nos últimos anos, principalmente devido à busca por um maior controle de estoque.

Mas a maioria deles não atendem mais às necessidades desses negócios, são obsoletos e limitados.
Já existem novas soluções mais precisas e completas que podem entregar um retorno rápido por meio do aumento de vendas e lucros, e custos reduzidos para a operação.

O impacto da implantação, treinamento, manutenção e suporte de um novo sistema pode até assustar os gestores em um primeiro momento.

Porém, com a evolução da tecnologia, já existem ferramentas mais intuitivas e com ótima usabilidade, o que diminui a complexidade do treinamento e a adaptação do time responsável pelas contas a pagar no supermercado.

A não implantação de uma plataforma moderna que torne todo esse sistema mais eficiente, gera desvantagens para os supermercados, como por exemplo:

• Muitos sistemas não se conectam ou são tão complexos que requerem processos manuais. As informações são difíceis de recuperar e os novos lançamentos exigem muitos recursos para gerenciar;
• Alguns softwares adquiridos por meio de fornecedores carecem de consistência em capacidade, têm escopos sobrepostos e raramente são integrados em termos de função ou dados;
• Muitos aplicativos mais antigos são baseados em arquitetura desatualizada e são inflexíveis, dificultando a alteração de processos e regras de negócios, adição de novos dispositivos e assim por diante, sem mexer no código-fonte. Isso pode representar uma desvantagem competitiva para os varejistas, pois novas tecnologias são disponibilizadas ao longo do tempo;
• Softwares mais antigos são difíceis e caros de manter. Sendo assim, acabam necessitando de um maior departamento de TI, gerando mais custos operacionais.

Você deve estar se perguntando como é possível lidar de maneira eficiente com esses desafios e melhorar a gestão das contas a pagar em supermercados, não é verdade?

Então confira a seguir algumas dicas de como a tecnologia pode facilitar esse gerenciamento de ponta a ponta. Acompanhe!

4 tendências que podem otimizar a gestão de contas a pagar em supermercados

A automação está chegando às contas a pagar de supermercados, uma função dentro do departamento financeiro que, como você já viu, sofre ainda com práticas manuais e pouco eficazes.

Segundo pesquisa realizada pelo Institute of Financial Operations & Leadership, apenas 9% das contas a pagar são totalmente automatizadas. Mas se espera que esse número aumente significativamente em apenas alguns anos.

De fato, dois terços dos profissionais de finanças entrevistados pelo instituto disseram que estão na expectativa de que essas tarefas sejam totalmente automatizadas até 2025.

Novas tecnologias, como inteligência artificial e cloud computing, abrem novas perspectivas para automação do processamento de faturas e outras atividades básicas de contas a pagar em supermercados, mesmo que algumas dessas tecnologias ainda estejam em desenvolvimento ou sendo aprimoradas.

Mas já existem soluções prontas para uso, como integrações de sistemas e plataformas que conectam as diferentes etapas da cadeia de fornecimento. Confira mais a seguir:

1. Novos processos de contas a pagar centrados em IA

A inteligência artificial tem potencial para se tornar uma parte essencial da gestão de sistemas de contas a pagar, reduzindo a necessidade de tarefas manuais e repetitivas, como entrada de dados, roteamento de faturas e correspondência de faturas.

Associada ao machine learning, essa tecnologia pode facilmente categorizar e pesquisar documentos, e, em seguida, extrair os dados necessários, especialmente quando combinada com a tecnologia de geração de QR code.

2. Sistemas que integram ERP e controle de contas a pagar

Muitos supermercados já executam suas operações, incluindo suas funções de contabilidade, usando sistemas de planejamento de recursos empresariais, o ERP.

Caso o sistema de contas a pagar não esteja totalmente integrado ao ERP do supermercado, pode ser necessário inserir os dados duas vezes.

Vinculando seu ERP a uma plataforma que integre finanças e gestão de cadeia de fornecedores, por exemplo, a sua gestão de contas a pagar em supermercados se torna mais eficiente.

Um exemplo de plataforma que permite a integração ao ERP e fornece diversas soluções em todos os níveis da cadeia de fornecedores é a Cashforce.

Com a Cashforce, gestores de supermercados contam com uma ferramenta de gestão completa, que inclui atualização cadastral de fornecedores e portal completo para controle de posição financeira, além de marketplace de créditos para que os fornecedores possam antecipar seus recebíveis.

3. Automação de pagamentos para fortalecer laços com fornecedores

Ao pagar com constância as contas relacionadas aos fornecedores, o supermercado não apenas demonstra o compromisso, mas também pode levar o fornecedor a demonstrar a disponibilidade de oferecer um desconto com condições de pagamento antecipado.

Essas oportunidades podem dar aos responsáveis pela gestão de contas a pagar em supermercados motivos adicionais para considerar pagamentos automatizados e aproveitar as vantagens das tecnologias inteligentes que lhes são oferecidas.

4. Uso da tecnologia em nuvem

A adoção de tecnologia de nuvem já é uma realidade em diversos segmentos varejistas e tem um grande potencial para otimizar a gestão de contas a pagar em supermercados.

Essa tecnologia dispensa a manutenção de grandes servidores e a necessidade de uma grande equipe de TI para gerenciar o hardware e a integridade dos sistemas.

Sendo assim, os supermercados acabam gerando economia, otimizando os custos com equipamentos e necessidade de colaboradores.

Enquanto isso, os sistemas baseados em nuvem também fornecem interfaces e painéis online que podem ser acessados ​​remotamente, adicionando conveniência para aqueles que trabalham no time de contas a pagar em supermercados e permitindo que sejam mais produtivos, inclusive em home office.

Agora que você já sabe como é possível lidar de maneira mais efetiva com os desafios de contas a pagar em supermercados, que tal saber mais sobre a plataforma que reúne soluções completas para otimizar a gestão do relacionamento financeiro com fornecedores da sua empresa?

Conheça a Cashforce, a plataforma completa de supply chain finance que permite às diferentes pontas da cadeia de fornecedores ter mais visibilidade de suas transações do status financeiro dos pedidos e o poder de, rapidamente, antecipar seus recebíveis.

Na plataforma, os gestores de supermercados garantem para seus fornecedores o acesso a recursos, como:

• Integração com ERP adotado pela empresa;
• Portal de posição financeira;
• Controle das entregas;
• Gestão para emissão de cobranças;
• Atualização cadastral de fornecedores;
• Marketplace com instituições financeiras para que os fornecedores possam antecipar seus recebíveis.

Então não perca tempo! Otimize agora a gestão de fornecedores do seu supermercado, conte com as múltiplas soluções da Cashforce.