A gestão financeira dos fornecedores é uma tarefa crucial para o sucesso e a rentabilidade de um supermercado. No dinâmico ambiente varejista, enfrentar os desafios financeiros pode ser um verdadeiro quebra-cabeças. 

82% das pequenas e médias empresas varejistas falidas apontam para a má gestão financeira dos fornecedores como o motivo de seu fechamento.

Por isso, a negociação de prazos e pagamentos até o equilíbrio entre estoque e capital de giro, cada aspecto desempenha um papel fundamental. 

Neste artigo, mergulharemos nos principais desafios enfrentados na gestão financeira dos fornecedores em supermercados e exploraremos estratégias para superá-los.

Prepare-se para aprimorar o relacionamento com seus fornecedores e impulsionar o sucesso do seu supermercado. Vamos começar?

• Manter o pagamento de fornecedores em dia
• Falta de visibilidade em todas as fases da operação
• Fortalecer a cadeia de fornecimento e realizar uma gestão de riscos eficiente
• Ter uma estratégia de gestão clara junto aos fornecedores

Manter o pagamento de fornecedores em dia

A gestão do fluxo de caixa é uma dificuldade para a maioria dos varejistas, um exemplo é que 25% dos pequenos e médios supermercadistas, segundo levantamento, conseguem manter apenas 13 dias de reserva em caixa. 

Levando em consideração as margens apertadas devido aos amplos recursos necessários para manter a alta qualidade do produto, as equipes de compras nesses setores contam com soluções para competir e permanecer financeiramente viáveis.

Os supermercadistas lidam com um grande número de fornecedores. Portanto, pode ser difícil obter visibilidade das faturas quando as Contas a Pagar são gerenciadas manualmente. Como resultado, isso pode levar a faturas perdidas. 

Os fornecedores também podem não ter visibilidade sobre o status da fatura, muitas vezes enviando duplicatas para garantir o pagamento rápido.

Quando processado manualmente, pode ser difícil para a equipe do departamento financeiro responsável por Contas a Pagar verificar se a papelada que estão lidando é uma duplicata. 

Portanto, até mesmo funcionários bem-intencionados podem fazer pagamentos duplicados. Como resultado, mais tempo é gasto corrigindo o problema.

Automatizar os processos de Contas a Pagar pode oferecer melhorias drásticas para os varejistas, além de permitir que o departamento financeiro se concentre em tarefas estratégicas, em vez de gerar custos operacionais; sem falar que a tecnologia pode proporcionar maior controle e reduzir significativamente o tempo de processamento.

O ideal é realizar uma sincronização entre o Contas a Pagar e o Contas a Receber, integrando em um único lugar automaticamente os status de faturas e pedidos de compra. Assim, as faturas só precisam ser tocadas se algum erro ou desvio for identificado. 

Isso é possível com a integração entre o ERP adotado pelo supermercado e uma plataforma que torne o procurement mais eficiente e conte com uma solução de supply chain finance.

Uma solução assim proporciona não apenas um acompanhamento de perto do estoque, mas também possibilita uma margem de negociação extra para que os fornecedores sejam pagos no prazo. 

Como resultado, os erros são minimizados e os pagamentos são feitos de forma rápida e eficiente.

Falta de visibilidade em todas as fases da operação

A ausência de registros centralizados ou um uso pouco efetivo de ferramentas de automação podem significar, por exemplo, que o mesmo fornecedor pode ser duplicado muitas vezes em toda a empresa, obscurecido por terminologia inconsistente e grafias diferentes. 

Além disso, com a falta de integração, os próprios fornecedores não têm nenhuma interface real com os principais sistemas do supermercadista para fins de faturamento ou rastreamento. 

Inclusive, grande parte dos varejistas ainda precisam repensar a maneira como gerenciam seus estoques. Em um estudo realizado pela Deloitte em 2022, cerca de 77% dos proprietários de empresas do segmento assumiram que precisam implementar o uso de tecnologia para atualizar seu gerenciamento de estoque e toda gestão junto a fornecedores.

Assim, a empresa está constantemente reagindo após o evento, em vez de gerenciar os fornecedores de forma proativa. Isso está elevando o custo de aquisição em todas as etapas.

Fortalecer a cadeia de fornecimento e realizar uma gestão de riscos eficiente

De acordo com levantamento realizado pela McKinsey, 32% das empresas culparam os problemas na gestão da cadeia de fornecedores por ineficiências de estoque, como previsões ruins e variabilidade de demanda. 

Eventos de falta de estoque podem acontecer por diversas razões em uma operação que envolve fornecedores e afetam os supermercadistas, porque impedem que os clientes comprem os produtos desejados. 

A falta de estoque pode acontecer por vários motivos:

• Erros de contagem de estoque;
• Aumento na demanda;
• Fornecedores atrasados;
• Dinheiro limitado.

No entanto, independente da motivação, qualquer um desses cenários é preocupante para os supermercadistas. Uma pesquisa descobriu que 30% dos consumidores sentem que a falta de estoque prejudica sua experiência de compra.

O resultado é que cerca de 37% dos consumidores que experimentam uma ruptura de estoque comprarão com outra marca, mas 9% não comprarão nada. Por isso é necessário reduzir continuamente o risco para que qualquer problema possa atrapalhar sua operação antes que eles afetem o fornecimento.

Prever o risco com antecedência dá a você bastante tempo para encontrar uma solução, seja para contatar o fornecedor para saber por que ele está ficando para trás ou procurar outro fornecedor que possa atender às suas necessidades.

Ter uma estratégia de gestão clara junto aos fornecedores

As falhas de comunicação levam a mal-entendidos, que resultam em perda de dinheiro e conflitos, o que enfraquece a relação entre as pontas da operação varejista. 

Os gestores supermercadistas muitas vezes caem no ciclo de conversar apenas com os fornecedores quando estão fazendo novos pedidos, ou pior, quando estão corrigindo um erro. Isso não ajuda a construir relacionamentos que beneficiam ambas as partes.

A chave para a construção de uma imagem abrangente da gestão financeira de fornecedores clara é a utilização de uma plataforma de fornecedores com ferramentas de just in time finance. Ela cristalizará a integridade de um registro de fornecedor principal único e preciso. É uma opção rápida e barata em comparação com alternativas de alto custo, como chamar consultores caros ou aumentar o número de colaboradores.

E o melhor, o efeito é imediato. Isso porque a maior parte dos custos administrativos em uma gestão financeira de supermercados é a sobrecarga de Contas a Pagar e falta de eficiência no procurement.

Logo, racionalizar essa parte da operação e oferecer uma ferramenta como uma plataforma tem o potencial de reduzir a sobrecarga administrativa em 80%, simplesmente eliminando o volume de consultas sobre aprovação e status de pagamento de faturas. 

Dessa forma, os gastos interorganizacionais decorrentes de retrabalho e outras lacunas operacionais podem ser reduzidos em até 15%.

Agora que você já conhece os principais desafios e sabe como é possível lidar de maneira mais efetiva com os desafios da gestão financeira dos fornecedores, que tal saber mais sobre a plataforma que reúne soluções completas para otimizar este processo?

Conheça a Cashforce, a plataforma completa de gestão do relacionamento financeiro com fornecedores que permite às diferentes pontas da cadeia de fornecedores ter mais visibilidade de suas transações do status financeiro dos pedidos e o poder de, rapidamente, antecipar seus recebíveis.

Na plataforma, os gestores de supermercados garantem para seus fornecedores o acesso a recursos, como:

• Integração com ERP adotado pela empresa;
• Portal de posição financeira;
• Controle das entregas;
• Gestão para emissão de cobranças;
• Atualização cadastral de fornecedores;
• Marketplace com instituições financeiras para que os fornecedores possam antecipar seus recebíveis.

Então, não perca tempo! Otimize agora a gestão financeira dos fornecedores do seu supermercado, conte com as múltiplas soluções da Cashforce.