A tecnologia chegou em praticamente todos os setores para agilizar transações e relações comerciais e disso ninguém duvida. Mas existe uma área específica em que alguns validadores usados, a exemplo dos certificados digitais, sempre geram dúvidas por parte de quem recebe e por parte de quem tem o certificado. É o caso da cadeia de suprimentos.

Embora muita gente ainda olhe para esses certificados com certa desconfiança, decorrente do desconhecimento, a verdade é que há muita tecnologia por trás deles, o que garante a segurança e a inviolabilidade dos dados. Essa segurança é garantida por criptografia — um sistema que codifica os dados, tornando-os inteligíveis apenas para quem tem a chave de acesso. 

Esse sistema de certificação digital foi criado em 2001, quando saiu a Medida Provisória 2.200-2 — norma que regulamenta o uso de chaves públicas e digitais no país, distinguindo-as de uma assinatura digital comum, por exemplo. E foi criado justamente para facilitar as transações digitais de pessoas físicas e jurídicas.

Diferenças entre os mais conhecidos

Embora sejam relativamente novos, como vimos, esses certificados digitais têm sido cada vez mais solicitados nas transações digitais. E serão muito mais, especialmente quando sabemos que tecnologias como inteligência artificial (AI), big data e analytics devem modificar diversas áreas e setores de negócios num futuro breve. 

Para entender de que forma o CPF e o CNPJ são usados, vamos compreender primeiro para que servem. O CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), como todos sabem, é um número pessoal e intransferível, obtido na Receita Federal, que vai acompanhar a pessoa durante toda a sua vida. 

Ao fazer o cadastro, devem ser informados, entre outros, dados como: data de nascimento, sexo, naturalidade e nome da mãe. 

Já o CNPJ é o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, registro emitido pela Receita Federal para identificar um determinado negócio. 

Assim como o CPF garante que uma pessoa existe, o CNPJ assegura que uma empresa é real. Nesse cadastro constam informações como: o nome da empresa, endereço de registro, data de abertura, descrição da atividade econômica, sua natureza jurídica (se é MEI ou empresa de pequeno ou grande porte), situação fiscal e outras informações de interesse da Receita Federal e dos órgãos de fiscalização.

É muito comum empresas de pequeno porte não possuírem CNPJ, mas isso as deixa em uma situação de informalidade, com os ganhos passíveis de serem taxados com alíquotas de até 27,5% no Imposto de Renda Pessoa Física. Nessa situação, serão impedidas de obter empréstimos com taxas mais atrativas, registrar funcionários, financiar compras de máquinas e equipamentos em quantidade maior e fazer compras em grande escala. 

Mas o que são exatamente o e-CPF e o e-CNPJ?

São certificados digitais que reúnem todas as informações contidas em um CPF ou CNPJ, mas agora no ambiente digital. Foram criados para servir como atestados de que aquela pessoa (e-CPF) ou empresa (e-CNPF) existem e estão aptas a concluir uma transação comercial on-line ou até mesmo assinar documentos. 

É fácil entender como funcionam. Pense na burocracia que você enfrenta sempre que precisa entrar em contato com algum órgão público (INSS, Receita Federal, Prefeitura da sua cidade, etc.) para resolver algum problema ou quando precisa fazer um empréstimo em uma instituição bancária, por exemplo!

O mesmo acontece com a empresa quando seu representante legal entra em contato direto com esses órgãos, com outras empresas ou bancos. Nesses casos, o CNPJ ajuda a confirmar que aquela companhia existe realmente e até mesmo a sua situação fiscal.

Quando o mesmo contato precisa ser feito de forma on-line, entram em cena o e-CPF ou o e-CNPJ, documentos eletrônicos que têm o objetivo de garantir a segurança das transações digitais. 

Além desses dois, existe também a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). As funções dos três são distintas, mas neste texto vamos abordar apenas o e-CPF e, mais especificamente, o e-CNPJ. O dois têm em comum a capacidade de reduzir a burocracia e agilizar as operações comerciais, como você vai ver agora:

O que você pode fazer com o e-CNPJ:

• Assinar e enviar documentos em nome da empresa à Receita Federal e ao INSS, por exemplo;
• Fazer procurações on-line;
• Enviar obrigações fiscais e contábeis aos órgãos competentes;
• Resolver problemas e pendências da sua companhia em sites de órgãos públicos, como a Receita Federal e o INSS;
• Acessar serviços exclusivos em sites que exigem certificação;
• Liberar seguro-desemprego;
• Emitir notas fiscais eletrônicas.

Ações que podem ser executadas com e-CPF:

• Assinar contratos e fazer procurações eletrônicas;
• Resolver questões pendentes diretamente no sistema da Receita Federal;
• Acessar serviços exclusivos em sites que exigem certificação.

Expansão em tempos de Covid-19

Dados da Associação Comercial de São Paulo mostram que, com a pandemia, a procura pelo certificado digital aumentou 55% no primeiro semestre do ano passado no país, quando comparado ao mesmo período do ano anterior. Ao todo, de acordo com o Instituto de Tecnologia da Informação (ITI) há mais de 3 milhões de certificados emitidos.

Sem dúvida, a Covid-19 tem afetado a forma como as pessoas e empresas fecham negócios. Com o receio da contaminação, há a necessidade de isolamento social, mas os negócios precisam continuar. Por isso, cada vez mais transações estão sendo realizadas de forma digital. Daí, o crescimento desses validadores. 

No Brasil existem dois tipos: o A1 e o A3. O primeiro funciona por meio de um software no computador que valida as operações, permite fazer backup de dados das operações e tem validade de um ano. Já o A3 funciona por meio de um dispositivo do tipo token que usa conexão USB para ser plugado no computador. Sua validade é de até três anos. 

Para obtê-los, é muito importante procurar empresas idôneas e com reputação reconhecida no mercado. Afinal, são informações muitas vezes confidenciais do seu negócio que estão em jogo e ficarão concentradas no e-CNPJ.

O custo compensa, se você pensar principalmente na agilidade que dão às operações, na segurança e na burocracia que evitam. Afinal, é tudo muito prático, rápido e eficiente. Tirar o e-CPF custa em torno de R$ 155,00 e, o e-CNPJ, R$ 229,00. Quem usa esses dados tem a certeza de que suas informações estarão protegidas por sistemas que impedem fraudes e violação.

Veja como a cadeia de suprimentos se beneficia com esses certificados digitais:

No caso da cadeia de suprimentos, essa também é uma opção cada vez mais aceita e até solicitada pelos financiadores. É que esse tipo de certificação já assegura a veracidade das informações e, justamente por isso, pula etapas desnecessárias de validação de documentos — o que economiza tempo e dinheiro.

No caso da Cashforce, esses documentos digitais também permitem um acesso facilitado à plataforma, dando mais agilidade às operações e à liberação de crédito pelos parceiros financiadores.

A tecnologia é uma tendência que tem transformado as relações entre todos os envolvidos na cadeia de suprimentos e, especialmente, na área de Supply Chain Finance. Portanto, fechar os olhos para essa realidade é relegar a sua empresa a uma posição no passado. Avalie essa decisão.